Quizás muchos no saben lo tortuoso que es hacer un informe de gestión, es un trabajo arduo que incluye recolección de datos, categorización, análisis, recomendaciones y presentación.
Como lo he dicho en otras publicaciones, el informe es una herramienta de mucha utilidad que nos ayuda en la toma de decisiones para el desarrollo de contenidos y actividades a futuro (corto, mediano y largo plazo). Al mismo tiempo, los reportes sirven para confirmarnos si la estrategia digital planteada se está aplicando bien y si funciona para nuestro propósito y para nuestra audiencia.
Sabiendo y “viviendo” frecuentemente la tarea de hacer informes de gestión en redes sociales, le hice 2 consultas a varios compañeros y colegas que trabajan o han trabajado en marketing digital y redes sociales sobre estos reportes:
- Dime 3 cosas que te dificultan el trabajo de hacer informes de gestión
- Dame un consejo para hacer más llevadero el desarrollo del informe
A parte de haber sido un momento para drenar en conjunto, fue muy gratificante ver los puntos de vista de mis colegas, sentirnos escuchados, comprendidos y compartirnos ideas para hacer que esta tarea sea un poco más amigable.
Lo más difícil del desarrollo de informes de gestión de redes sociales
De la primera consulta “Dime 3 cosas que te dificultan el trabajo de hacer informes de gestión” salieron los siguientes hallazgos:
La información que ofrecen las plataformas es limitada
En los períodos que presenta, hay plataformas que no ofrecen datos de años anteriores, si acaso las de hace un año atrás, algunas se limitan solo a presentar datos de los tres últimos meses. La usabilidad de la sección de métricas y estadísticas no es para nada amigable.
La información también es limitada en profundidad de los datos, si quieres información más detallada y desglosada debes utilizar apps que no son gratuitas, al ser un monto adicional a lo que se paga por la gestión de redes sociales, en la mayoría de los casos, los clientes no la incluyen dentro de su presupuesto.
Tiempo para realizar el informe
El desarrollo de contenido, publicación, seguimiento y la atención al cliente son la prioridad del día a día de una agencia o gestor de redes sociales, por lo que en muchos casos se reduce el tiempo que se le puede (debe) dedicar al desarrollo del informe.
Varios colegas coincidimos en que tener la información los primeros días del mes (fecha usual para la entrega del reporte) es una tarea muy cuesta arriba, ya que mucha data no cierra literalmente al final del mes, por ejemplo, hay post que pueden seguir teniendo activos indicadores hasta dos días después de haber sido publicados.
Herramientas para procesar la información
Muchos de los datos vienen de distintas fuentes, la mayoría, se ordenan, categorizan y procesan de forma manual, el gran aliado son las hojas de cálculo como Excel que ayudan a hacer cálculos y generar gráficos que faciliten la lectura de la información.
Para algunos colegas graduados en comunicación social, las hojas de cálculos no son de uso nativo en los estudios o trabajos en su carrera, han tenido que aprender a usarlas y “quererlas” un poco a regañadientes.
Claridad y expectativas
De los puntos más resaltante de un informe de gestión, es que permite ver el desempeño de las publicaciones y actividades en social media, es fundamental entonces que el cliente conozca y maneje correctamente los conceptos y términos que se presenten en el reporte, así como tener clara la relación de los indicadores con los objetivos establecidos en la estrategia digital.
Otro punto importante de un informe es que nos colabore con los pasos a seguir, qué agregar, qué mantener, qué cambiar, por eso debe tener un aparte de recomendaciones según análisis de los datos encontrados. La expectativa de los gestores de social media es, en primer lugar, que el informe sea revisado, luego que las sugerencias sean tomadas en cuenta.
Cómo presentar la información
Es determinante saber qué información se va a incluir en el reporte, que muestre lo que funcionó y lo que no y que permita conocer mejor a nuestra comunidad, además debemos tener presente que el cliente normalmente no tiene tiempo, ni disposición para leer reportes extensos y complicados. Es mejor ser conciso y preciso, que el reporte sea legible, que se pueda ver en diferentes dispositivos y lo más importante que sea de ayuda para la toma de decisiones para cumplir nuestros objetivos y satisfacer a nuestra audiencia.
Cómo hacer más llevadero el desarrollo de informes de gestión de redes sociales
De la segunda consulta “Dame un consejo para hacer más llevadero el desarrollo del informe” se reúnen las siguientes recomendaciones:
- Ten el hábito de sacar la información de las estadísticas frecuentemente, ideal una vez a la semana o por lo menos cada quince días, haz impresiones de pantalla o mejor aún, ve vaciando los datos en una hoja de cálculo. No esperes al cierre para bajar toda la información.
- Es mejor hacerlo por partes, no pretendas hacer todo el reporte en un solo día de una sola vez.
- Ten una plantilla que sea de fácil llenado y que a la vez sea flexible para incluir información especial y personalizada.
- Conoce a tu audiencia e identifica quienes son las personas que interactúan más, ellos son los que más rápido muestran lo que está funcionando y lo que no gusta, por ende, será más fácil hacer análisis y recomendaciones.
- Toma pausas y pequeños descansos, toma tu bebida favorita y come tus snacks preferidos, necesitas tener energía y la mejor actitud.
- Ten presente los objetivos establecidos en la estrategia digital, todo debe apuntar al cumplimiento de estos.
A pesar de lo engorroso que es hacer un informe de gestión de redes sociales, en mi caso es inspirador y satisfactorio seguir conociendo cómo responde y cuáles son las necesidades de la audiencia y como esto se relaciona con lo que ofrece y comunica la marca en redes sociales.
Muchas gracias a Zandra, Erika, Hylenne, Ana, Andrea, Adeimar, Katherine, Andreina y Carlos por su colaboración para la realización de este post.